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成都活動策劃實戰經驗分享:國際大型會議的籌劃與執行要素

發表時間:2021-03-09 15:04
文章附圖

國際會議籌劃的內容有五大板塊,分別是統籌、接待、公關、會務和保障。

一、統籌模塊

主要是分工指揮,保證所有重要角色都有相關機構或人士來承擔。首先應該確定會議主題、合作單位、會議規模、會議嘉賓邀請范圍、會議議程、資金來源等幾個方面的內容。

二、接待模塊

涉及餐飲、住宿、交通等幾個方面。會議期間的餐飲安排需要關注的是餐飲形式、餐飲禁忌、餐飲時間,等等。住宿方面,要根據與會人員的級別確定住宿級別,選擇住宿地點還要考慮價格是否合適、距離開會地點是否較近、交通是否方便、環境是否優美等問題。交通要提前安排好需要接待客人的車輛,制定最合適的路線,保障與會者可以按時安全到達,同時要制訂相應的備用應急方案。


三、公關模塊

主要有兩方面的內容,分別是新聞宣傳和市場開發。對于大型國際會議而言,媒體宣傳的最終目的是為了提升會議的品牌,同時形成會議舉辦地的城市品牌,或會議贊助商的企業品牌。因此,公關模塊一定要由專業人士負責,負責人熟悉媒體運作的特點,能夠進行精準的受眾分析,制定出最易實現的、最易達成目標的傳播策略。

四、會務模塊

包括注冊和會場服務兩方面。對于工作人員來說,辦理會議注冊既是確認嘉賓赴會的手續,又能在這一環節辦理一些諸如信息確認、機票報銷、材料發放工作。會場服務包括引領嘉賓就座、領導會見、同聲傳譯耳機的發放與回收、會場管理等等。這些環節都要做到有禮有節,有章可循。


五、保障模塊

關注的是會場保障與會場安保問題。不同類型的國際會議,其選擇的場地風格也不盡一致,需要考慮到會議場地的軟硬條件是否符合會議要求。會場的確定要考慮會議規模、會議預算、交通便利性、會場設施和會議風格等幾個方面。

國際會議安全保衛工作的成功與否,事關主辦方形象、經濟發展和社會治安大局穩定,是對安保機構履行工作職責能力的一項考驗。為確保國際會議的順利進行,每次會議舉辦前都應該成立職責明確、分工仔細的安全保衛團體,制定詳細的安保方案和應急解決方案。


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